Stop à la chasse aux mots de passe : réduire les tickets de réinitialisation dans les établissements scolaires

Les oublis de mot de passe oubliés causent toujours des problèmes.

Vous savez ce que c’est : les élèves et les enseignants jonglent avec d’innombrables mots de passe qu’ils finissent inévitablement par oublier. Et quand cela arrive, ils créent des tickets de réinitialisation. Quelques oublis d’abord. Puis les tickets s’accumulent.

Rapidement, votre personnel passe l’essentiel de son précieux temps de travail à réinitialiser des mots de passe. Ces tâches, répétitives et ennuyeuses, gaspillent le potentiel de votre équipe informatique.

Souvent considérés comme une routine inévitable du service d’assistance, les tickets de réinitialisation révèlent en réalité un problème d’accès plus profond.

Principaux points à retenir :

• Les tâches d’assistance répétitives et mécaniques font perdre du temps aux équipes informatiques et provoquent des frustrations ; elles peuvent également les empêcher d’accomplir un travail plus profond et plus stratégique.
• Rien de plus humain que d’oublier un mot de passe. Pourtant, l’accumulation des demandes de réinitialisation doit être envisagée comme le symptôme de la fragmentation des accès, et non comme une cause de stress pour l’équipe informatique.
• Ce problème fait perdre du temps d’apprentissage et nuit à l’adoption des technologies.

La lassitude à l’égard des mots de passe entraîne des comportements à risque.

Confrontés à une trop grande complexité, les élèves et les enseignants peuvent être tentés de prendre, en toute bonne foi, des raccourcis susceptibles de les exposer, ainsi que leur école, à des cyberattaques.

Ces petites stratégies sont bien connues :

• Réutiliser, partager ou noter les mots de passe, ce qui peut les faire tomber entre de mauvaises mains
• Contourner les mesures de sécurité, par exemple en restant connecté en permanence ou en s’abstenant d’appliquer les mises à jour
• Créer des dossiers partagés chez des fournisseurs tiers qui ne demandent aucun mot de passe

Tous ces gestes peuvent ouvrir des failles de sécurité coûteuses qui, outre le temps qu’elles feront perdre au service informatique, vont aussi miner la confiance dans les équipes techniques à l’échelle de l’école ou du district.

La lassitude engendrée par les mots de passe peut faire perdre du temps en classe.

Au-delà des problèmes de sécurité, les problèmes de mot de passe peuvent avoir un impact sur l’apprentissage et l’enseignement.

Pensez-y :

• Les oublis de mots de passe déclenchent des demandes d’assistance qui font perdre du temps d’enseignement en classe.
• Le partage d’identifiants crée des conflits de connexion qui empêchent les élèves et les enseignants d’accéder au matériel pédagogique en classe.
• Les problèmes d’accès se multiplient pendant les périodes d’apprentissage les plus chargées et dégradent la dynamique pédagogique.

Mais cette surabondance de tickets n’est pas la racine du problème.

Très bien. Vous êtes d’accord. Les tickets de mot de passe créent d’innombrables soucis.

Mais que pouvez-vous y faire ? Impossible d’agrandir l’équipe avec des budgets aussi serrés. Et vous savez que ce n’est pas en réduisant les délais de réinitialisation que vous allégerez la quantité de tickets.

Vous allez donc vous attaquer au vrai problème, qui surgit bien avant que quelqu’un ne dépose un ticket. Vous allez centraliser le contrôle d’accès.

Que peut faire l’accès centralisé pour réduire les problèmes de mots de passe ?

En un mot : tout.

Le contrôle centralisé atténuer le problème pour le service informatique et pour les utilisateurs finaux, et ce, à plusieurs titres :

• Supervision centralisée des accès : avec un contrôle d’accès centralisé, le service informatique peut mettre en place tout type d’automatisation, de contrôle d’identité et de règles d’accès. De plus, les problèmes d’accès sont immédiatement visibles, ce qui permet de les corriger sans attendre.
• Une seule identité pour toutes les applications : lorsque vous reliez l’ensemble des applications et des accès à une identité d’authentification SSO, il y a moins de mots de passe à retenir. Avec l’identification par empreinte digitale ou par reconnaissance faciale, les utilisateurs ne saisissent presque plus jamais de mot de passe.
• Des contrôles basés sur des règles plutôt que des solutions réactives : une fois libéré de votre pile de tickets de réinitialisation, vous découvrirez que vous pouvez prévenir plutôt que guérir. Lorsque vous contrôlez l’accès via des règles et des configurations au lieu de demander aux utilisateurs de mémoriser des mots de passe, vous avez moins à faire et vous offrez une meilleure expérience.

Le résultat : une nouvelle façon de travailler et d’apprendre.

Quels résultats puis-je espérer après avoir mis en œuvre l’accès centralisé ?

• Une baisse du nombre de tickets à traiter manuellement, ce qui permet au service informatique de récupérer des heures de travail
• Un accès plus rapide et plus fiable pour les élèves et les enseignants, donc moins de perturbations en classe
• Une expérience utilisateur plus cohérente, qui renforce la confiance dans les technologies éducatives et encourage leur adoption

Ces résultats aident les équipes informatiques et les administrateurs à comprendre l’impact des technologies sur l’apprentissage.

Quelques mesures pratiques à prendre dès aujourd’hui

Étape 1 : Suivre les tickets liés à la connexion.

Pour justifier de faire évoluer la gestion des appareils et des accès au sein de votre établissement, vous aurez besoin de données solides. En suivant et en documentant tous les tickets de connexion ou de réinitialisation de mot de passe, vous disposerez d’un corpus de données probantes.

Étape 2 : À l’aide de ces données, identifiez les problèmes d’accès récurrents liés à votre configuration actuelle.

Combien de mots de passe les enseignants et les élèves doivent-ils mémoriser ? Combien de tickets est-ce que cela génère ? Est-ce que des workflows, des applications ou des périodes de l’année sont liés à des problèmes récurrents ?

Étape 3 : Commencer par le plus urgent.

Après avoir analysé les informations que vous avez recueillies, éliminez les frictions là où elles se font le plus sentir. Quelles sont les applications qui nécessitent des connexions fastidieuses ou qui sont le plus utilisées ? Quels sont les moments de la journée et de l’année scolaire qui donnent lieu au plus grand nombre de tickets ? À la rentrée des classes ? Pendant les périodes d’examen, quand les élèves et les enseignants doivent accéder à des applications d’évaluation qu’ils n’utilisent pas le reste de l’année ?

La dernière étape (ou la première ?)

Trouvez un fournisseur de solution MDM qui entretient des partenariats étroits avec des fournisseurs d’identité ou qui inclut l’authentification de l’identité dans ses services. Choisissez un fournisseur qui propose des mesures de sécurité haut de gamme, ou qui s’intègre parfaitement à votre infrastructure existante.

Vous aurez également besoin d’une interface simple et centralisée pour visualiser l’ensemble de votre parc d’appareils et les problèmes éventuels, ainsi que de fonctions de journalisation et de création de rapports.

Lancez-vous, centralisez l’accès !

Avec un plan solide, de la documentation et les bons outils, vous pouvez vous libérer des tickets de réinitialisation de mot de passe. Vous pouvez aussi faire gagner du temps à l’équipe en automatisant les tâches répétitives et encourager l’adoption des technologies. Vous n’aurez plus alors qu’à constater les effets sur les salles de classe.

Commencez par les problèmes immédiats, et continuez sur votre lancée. En regroupant l’utilisation quotidienne des applications et des appareils sous un même identifiant, vous pourrez proposer des innovations qui aideront tout le monde à apprendre, à enseigner et à travailler plus efficacement.