Mehr Geräte verwalten, ohne das IT-Team vergrößern zu müssen

Einführung

Zu Beginn jedes Schuljahres zeigt sich für IT-Abteilungen dasselbe Bild: Initiativen für Einzelgeräte, digitale Lehrpläne und der Anspruch auf chancengeichen Zugriff lassen den Pool an Geräten, den sie verwalten, stetig anwachsen. Trotz der Ausweitung von Geräteprogrammen an Schulen bleibt die Zahl der IT-Mitarbeiter:innen in der Regel gleich.

Die Lösung für dieses Problem besteht nicht darin, mehr Manpower einzusetzen.

Stattdessen sollte die IT-Abteilung intelligenter und nicht härter arbeiten, indem sie auf Automatisierung setzt, um effiziente Arbeitsabläufe zu entwickeln, die die Verwaltung und Sicherung von Endpunkten in großem Umfang vereinfachen.

Probleme bei der Bereitstellung von Geräten an Schulen

• Wachsende Anzahl von Geräten bedeutet mehr manueller Arbeitsaufwand
• Trotz wachsender Geräteflotten bleiben die Zeitfenster für den Austausch starr
• Manuelle Arbeitsabläufe verschlingen begrenzte IT-Ressourcen
• Das Risiko einer Konfigurationsabweichung steigt mit jedem Rollout
• Monotonie führt zu menschlichen Fehlern

Die Skalierung von Geräten ist nicht dasselbe wie die Skalierung von Bereitstellungsprozessen

Theoretisch bedeutet die Antwort auf die Skalierung, dass dieselben Schritte einfach auf mehr Geräten wiederholt werden. In der Praxis führen verschiedene Variablen jedoch zu unterschiedlichen und unerwarteten Auswirkungen auf die Bereitstellung – wobei eine Skalierung diese Effekte noch verschlimmert.

Schauen wir uns dazu ein paar Beispiele an:

• Die Geräte müssen zeitgerecht registriert und einheitlich eingerichtet werden.
• Für eine Klasse müssen während des Unterrichts spezifische Einschränkungen oder Konfigurationen angewendet werden.
• Wenn Geräte erneuert werden, müssen sie angepasst werden, um die Konformität zu wahren.

Jedes Szenario verdeutlicht den Bedarf an Standardisierung, Flexibilität und Effizienz. Das sind Dinge, die manuell kaum zu bewältigen sind und deren Komplexität bei einer Skalierung exponentiell zunimmt. Und schon kleine Abweichungen führen zu erheblichen betrieblichen Auswirkungen.

Warum IT-Teams die Belastung zuerst spüren

IT-Abteilungen in Schulen arbeiten oftmals mit schlanken Personalmodellen. Das Verhältnis von schulischen Geräten zu IT-Supportpersonal liegt im Durchschnitt bei 1000:1, verglichen mit dem von Gartner empfohlenen Verhältnis (70:1), was auf Budgetprobleme zurückzuführen ist. In größeren Schulbezirken ist der Personalbestand in der Regel an die Geräteanzahl gekoppelt, während in kleineren Schulen oft IT-Generalisten oder Lehrkräfte die Rolle des dedizierten Support-Personals übernehmen.

Trotzdem müssen die Geräte am ersten Tag für die Schüler bereit sein.

Hinzu kommen die üblichen Support-Aufgaben, wie das Zurücksetzen von Passwörtern und der Austausch von Komponenten, die kontinuierlich durchgeführt werden müssen. Unter diesem Druck sind manuelle Prozesse sehr starr und erfordern ein höheres Maß an Aufmerksamkeit.

Diese Faktoren führen zu mehr menschlichen Fehlern, längeren Verzögerungen und mehr Stress. Das Gefühl, ständig im Rückstand zu sein, zwingt die IT-Abteilung dazu, reaktiv zu agieren und sich auf die Brandbekämpfung zu konzentrieren, anstatt das Bildungserlebnis für die Beteiligten zu verbessern.

Wo die Skalierung in der Praxis versagt

• Auspacken der Geräte und Vorbereitung auf die Bereitstellung
• Aktualisierung der Betriebssysteme und Installation von Apps
• Konfiguration der Gerätehärtung und der Einstellungen für die Konformität
• Erstellung von Sonderkonfigurationen für spezielle Anforderungen
• Verteilung der Geräte an die Beteiligten in verschiedenen Rollen

Für sich genommen scheinen diese Aufgaben überschaubar. Zusammengenommen verbrauchen sie jedoch enorme IT-Ressourcen – vor allem Zeit –, die in den entscheidenden Phasen der Bereitstellung knapp ist.

Die Wahrheit ist, dass Skalierungsprobleme selten von einem großen Problem herrühren; stattdessen bricht das System zusammen, wenn mehrere kleine Probleme gleichzeitig auftreten. Die folgende Zeitleiste verdeutlicht, wie sich die Skalierung mit jedem Ereignis verschlechtert:

1. Die IT-Abteilung muss mehr Geräte bereitstellen.
2. Der Zeitrahmen für die Bereitstellung ist eng.
3. Monotone Aufgaben führen zu Ermüdung.
4. Stress führt zu menschlichem Versagen.
5. Fehler verursachen Konfigurationsabweichungen.
6. Falsche Konfigurationen erschweren die Benutzung der Geräte.
7. Die Komplexität wirkt sich auf die Erfahrungen von Schülern und Lehrern aus.
8. Die Geräte werden immer schwieriger zu verwalten und zu sichern.
9. Die Behebung dieser Probleme erfordert mehr Ressourcen und führt zu Verzögerungen.
10. Das Vertrauen in die Technologie im Klassenzimmer schwindet.

Wenn fehlende Standards teuer werden: die Kosten der Inkonsistenz

Es gibt drei Kostentreiber, die mit einer uneinheitlichen Bereitstellung verbunden sind: Ressourcen, Effizienz und Finanzen. Darüber hinaus wirken sich diese auf zwei Gruppen im Bildungswesen aus: Lehrkräfte und IT-Teams.

Kostenfaktor: Ressourcen

Wenn Sie sich die Schritte 1-5 im vorherigen Abschnitt ansehen, werden Sie feststellen, dass sich diese direkt auf die IT auswirken. Sie binden sie wichtige Ressourcen, die für die rechtzeitige und konsistente Bereitstellung von Geräten für Lehrer und Schüler erforderlich sind, um die Bildungsziele zu erreichen.

Kostenfaktor: Effizienz

Betrachtet man die Schritte 6-10, so wirkt sich jeder Schritt direkt auf die Lehrer aus, weil er ihren Unterricht und ihre Lehrmethoden stört. Ebenso wirkt sich dies auf die Schüler aus: Unzuverlässige Endgeräte behindern häufig den Zugriff auf digitale Bildungsinhalte.

Kostenfaktor: Finanzen

Die Schritte 6 bis 10 wirken sich außerdem auf die IT-Abteilung und ihre Führungskräfte aus, da sie die Fehlerbehebung bei den Endgeräten erschweren, die nicht über eine einheitliche Grundkonfiguration verfügen. Dadurch sind zusätzliche Mittel erforderlich, um die Geräteflotte doch noch in einen konformen Zustand zu versetzen.

Wiederholbarkeit ist der Schlüssel zur Skalierung ohne Burnout

So gut wie jede Aufgabe kann automatisiert werden. Aber nur weil sie automatisiert werden kann, bedeutet das nicht, dass sie automatisiert werden sollte. Das ist das Fundament einer klugen Bereitstellungsstrategie: Modelle zu schaffen, die ganzheitlich greifen, aber flexibel genug sind, um mit den Anforderungen mitzuwachsen und immer wieder genutzt zu werden.

Gemäß dem Sprichwort „erst messen, dann schneiden“ ermöglicht die Automatisierung ein planbares Wachstum, das sicherstellt, dass alle Geräte diesen Anforderungen entsprechen:

• Bereitstellung auf der Grundlage einer etablierten, grundlegenden Basis
• Standardisiert und jedes Mal einheitlich bereitgestellt
• Konform mit den Vorschriften der Schule, des Schulbezirks und/oder der Region

Welchen Zweck verfolgt die Neugestaltung der IT-Bereitstellungsstrategie?

Das Ziel ist, die IT-Arbeit von einer reaktiven Haltung auf eine proaktive Haltung zu verlagern, die durch systematisches Design und eine strikte Ausrichtung an den Bildungszielen geprägt ist.

Dies verdeutlicht den grundlegenden Unterschied zwischen Skalierung durch Arbeitskraft (manuell) und Skalierung durch Architektur (Automatisierung).

Automatisierung unterstützt Teams, die große Flotten verwalten

Die Automatisierung übernimmt mithilfe technologischer Tools die schwere Arbeit und verwandelt Wünsche in operative Realität, ganz unabhängig von der Größe Ihres IT-Teams.

Dazu gehören:

Automatisierte Registrierung

Sie können Ihre Hardware und Software, die Sie von Apple und autorisierten Händlern bezogen haben, ganz einfach synchronisieren. Sie müssen dazu nur eine sichere Verbindung zwischen Apple School Manager (ASM) und Jamf for K-12 für die Geräteverwaltung herstellen. Neu gekaufte (und ausgetauschte) Geräte werden automatisch in Jamf erfasst und sind für die Zero-Touch-Bereitstellung verfügbar.

Zero-Touch-Workflows für die Bereitstellung

Die IT legt fest, was „lernbereit“ in Jamf bedeutet. Grundlegende Konfigurationen, Apps, Einstellungen, Dienste wie Single Sign-On (SSO) und Endpunktsicherheit werden sofort nach dem Einschalten der Geräte angewendet. Dieses Maß an Standardisierung erfolgt ohne das manuelle Eingreifen der Stakeholder und ermöglicht eine einheitliche Bereitstellung des Geräts - während des Unterrichts und auch zu Hause.

Entwürfe und deklarative Geräteverwaltung (DDM)

Jamf for K-12 verfügt über eine Vielzahl fortschrittlicher Funktionen, aber das bedeutet nicht, dass Ihr IT-Team oder Ihr Generalist ein Apple-Experte sein muss, um Jamf wie ein Profi zu nutzen. Entwürfe helfen den Teams bei der Erstellung konsistenter Grundkonfigurationen, die bei jeder einzelnen Bereitstellung genau den Anforderungen Ihrer Geräte entsprechen. Auf diese Weise können sich Schüler und Lehrer auf das Lernen konzentrieren und müssen ihre Geräte nicht selbst einrichten. DDM ist die nächste Generation der Geräteverwaltung mit größerem Schwerpunkt auf Effizienz. Durch die automatische Überprüfung des Gerätezustands stellt die IT-Abteilung sicher, dass die Endgeräte mit den von Admins festgelegten Entwürfen konform sind.

Dynamische Gruppen und vordefinierte Geltungsbereiche

Die „geheime Zutat“, die das Herzstück eines jeden automatisierten Prozesses bildet: Woher wissen Workflows, welche Geräte gemeint sind? Dynamische Gruppen sind der leistungsstarke und flexible Scoping-Mechanismus, mit dem Jamf-Lösungen festlegen, wie Entwürfe angewendet werden, welche Geräte eine bestimmte Konfiguration erhalten und wie lange, und welche nicht. Es gibt viele weitere Beispiele, die einen flexiblen Ansatz zur Optimierung von Bereitstellungen in großem Umfang ohne manuelle Eingriffe erfordern.

Handlungsempfehlungen, die IT-Teams noch heute anwenden können:

• Analysieren Sie Ihren Bereitstellungsprozess auf manuelle Schritte und priorisieren Sie die Eliminierung der aufwendigsten Aufgaben.
• Definieren Sie, wie ein „lernbereites“ Gerät aussieht, und vereinheitlichen Sie diese Grundvoraussetzung für alle Schulen und Klassenstufen.
• Erstellen Sie wiederverwendbare Bereitstellungsvorlagen, anstatt die Konfigurationen für jedes Programm oder jeden Aktualisierungszyklus neu zu erstellen.
• Implementieren Sie automatisierte Registrierungs- und Zero-Touch-Workflows, damit neue und erneuerte Geräte gleich beim ersten Einschalten entsprechend konfiguriert sind.
• Nutzen Sie Entwürfe und DDM, um kontinuierlich einheitliche und richtlinienkonforme Baselines durchzusetzen.
• Verwenden Sie dynamische Gruppen, um Geräte auf der Grundlage von Rolle, Klasse oder Status dynamisch anzusprechen; anstelle mit manuellen Listen.
• Investieren Sie jetzt Zeit in die Entwicklung wiederholbarer Arbeitsabläufe, um den Aufwand für die Bereitstellung in jedem Schuljahr zu verringern.

Fazit

Wachsende Geräteprogramme sind in Schulen heute Realität. Eine effiziente Skalierung des IT-Betriebs ist daher unerlässlich, um Lernziele und Bildungserfolge nachhaltig zu unterstützen. Durch die Einführung von wiederholbaren, automatisierten Bereitstellungsmodellen können kleine und große Teams konsistente, konforme und lernfähige Geräte bereitstellen. So verschiebt sich der Fokus von der manuellen Einrichtung hin zur aktiven Unterstützung des Unterrichts.