Automatisierung, die der IT Zeit spart: Was kleine Teams priorisieren sollten

Einführung

Zeit: Für IT-Teams ist dies die wertvollste Ressource. Und je kleiner das Team ist, desto wertvoller wird diese Ressource.

Die Verwaltung von Macs und Mobilgeräten obliegt oft einer Handvoll Mitarbeiter, die für alles zuständig sind – von der Erstkonfiguration bis hin zur laufenden Wartung, wie zum Beispiel der Aktualisierung der Systeme und der sicheren Abmeldung von Mitarbeitern.

Angesichts der weltweiten Zunahme von Geräten sind manuelle Verwaltungs- und Sicherheitsprozesse schon heute nicht mehr tragbar. Doch mit steigender Anzahl von Geräten werden die Schwachstellen in manuellen Prozessen immer größer, entwickeln sich zu Sicherheitslücken und öffnen damit Tür und Tor für Sicherheitsrisiken und erhöhte Gefahren.

Die Automatisierung ändert dies.

Im Kern geht es bei der Automatisierung darum, den Erfolg zu maximieren und gleichzeitig den Aufwand zu minimieren. Sie reduziert Routinearbeit, sorgt für Einheitlichkeit und gibt den IT-Teams ihre wertvollste Ressource zurück, sodass sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Für mittelständische Teams geht es bei der Automatisierung nicht um komplexe Arbeitsabläufe oder fortgeschrittene Technik – es geht darum, Hindernisse bei alltäglichen Aufgaben aus dem Weg zu räumen, damit die IT effizient skalieren kann, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird.

Die Realität im Mittelstand: kleine Teams, steigende Anforderungen

Viele IT-Teams in mittelständischen Unternehmen stehen vor demselben Problem: zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit, um diese zu erledigen.

Steigende Arbeitsbelastung + manuelle Gerätekonfigurationen = eine brisante Kombination, die früher oder später unweigerlich zum Scheitern verurteilt ist. Nehmen wir zum Beispiel die Bereitstellung von Apps und die Installation von Updates. Es ist kein Zufall, dass dies den Löwenanteil der Arbeitszeit der IT-Abteilung in Anspruch nimmt, denn fehlende Patches und nicht konforme Einstellungen führen zu Inkonsistenzen zwischen den Geräten. Selbst geringfügige Unterschiede in den Konfigurationen führen zu Sicherheitslücken, was wiederum Supportanfragen und unnötige Korrekturmaßnahmen nach sich zieht.

Mit der Zeit summiert sich das:

• Tickets von Benutzern, die Hilfe bei der Einrichtung oder bei Apps benötigen
• Zeitaufwand für die Ermittlung und Installation von Updates und Fehlerbehebungen
• Risiko durch Geräte, die dauerhaft aus der Konformität fallen

Die Automatisierung sorgt für Konsistenz, indem sie gewährleistet, dass Geräte bereits beim Auspacken korrekt konfiguriert werden (und stets auf dem neuesten Stand bleiben), wodurch weniger manueller Support durch die IT erforderlich ist.

Wo Automatisierung die größte Wirkung zeigt

Für kleine Teams ist das Ziel ganz einfach: Konzentrieren Sie sich auf die Automatisierung, die durch die Reduzierung der Komplexität am meisten Zeit spart.

Zero-Touch-Onboarding

Die manuelle Einrichtung von Geräten ist sehr zeitaufwändig. Durch das automatisierte Onboarding wird dieser „Drain“-Effekt drastisch reduziert, da sichergestellt wird, dass die Geräte sofort einsatzbereit sind.

Wir möchten Ihnen nun zeigen, wie ein typischer Zero-Touch-Workflow aussieht. Wenn ein Benutzer seinen Mac auspackt und einschaltet, verbindet er sich mit einem kabelgebundenen oder drahtlosen Netzwerk und wird aufgefordert, seine Unternehmenszugangsdaten einzugeben. Nach der Authentifizierung werden die Apps, Einstellungen und Dienste, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, automatisch installiert und konfiguriert.

Dadurch wird Folgendes gewährleistet:

• Das Onboarding wird vom manuellen Aufwand zum wiederholbaren, zuverlässigen Prozess.
• Die Bereitstellung ist standardisiert und wird in Ihrer gesamten Apple-Flotte einheitlich umgesetzt.
• Die Einrichtungszeit wird von Stunden auf Minuten verkürzt, sodass die Benutzer bereits am ersten Tag produktiv arbeiten können.
• Die IT-Mitarbeiter müssen das Gerät nicht in die Hand nehmen, sodass sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Grundlegender Sicherheitsstatus

Es wird oft gesagt, dass Komplexität der Feind der Sicherheit ist. In diesem Sinne muss Endpunktsicherheit nicht kompliziert sein, um wirksam zu sein. Effizienz entsteht im Zusammenspiel von Bedarf und Konsistenz.

Einfach ausgedrückt: Automatisierung dient dazu, die Effizienz zu steigern, indem die Umsetzung und Durchsetzung von Anforderungen einheitlich optimiert wird. Einige Beispiele für gängige Funktionen, die – wenn sie als Basis implementiert werden – wesentlich dazu beitragen, Geräte konsequent zu schützen, sind:

• Verknüpfung rollenbasierter Zugriffskontrollen mit Benutzeridentitäten
• Durchsetzung der Anforderungen an Passwörter und den Sperrbildschirm
• Aktivierung der Datenträgerverschlüsselung zum Schutz ruhender Daten
• Anwendung sicherer Konfigurationen zur Erhöhung der Gerätesicherheit
• Aktive Geräteüberwachung mit Überblick über den Betriebszustand
• Aufrechterhaltung der Konformität durch richtlinienbasierte Durchsetzung
• Endgeräteschutz direkt auf dem Gerät zur Abwehr verschiedener Bedrohungsarten

Auch wenn sie bei weitem nicht alle Aspekte abdecken, stellen solche Kontrollmaßnahmen sicher, dass Ihre Geräteflotte während des gesamten Lebenszyklus der Geräte Ihren individuellen Sicherheitsanforderungen gerecht wird.

App-Bereitstellung optimieren

Was nützt ein Gerät ohne die Apps und Dienste, auf die Endbenutzer angewiesen sind, um ihre Aufgaben zu erledigen? Aus Sicht des Endbenutzers nicht viel. Das bedeutet Zusatzaufwand für die IT: Jedes Mal, wenn der Zugriff auf eine App oder einen Dienst nicht möglich ist, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass ein Support-Ticket erstellt wird. Dies führt dazu, dass man von der primären Aufgabe abweicht und den Fokus auf eine sekundäre Aufgabe – und oft auch auf nachfolgende Aufgaben – richtet, um die Anfrage des Benutzers zu erledigen.

Wenn die Installation und Einrichtung von Apps manuell erfolgt, entsteht unnötiger Abstimmungsaufwand zwischen IT und Benutzern. Dies führt dazu, dass Letztere ihre Arbeit nicht machen können und Erstere sich nicht mehr auf die Entwicklung von Arbeitsabläufen für die Benutzer konzentrieren oder Prozesse an den Geschäftszielen ausrichten können.

Ehrlich gesagt frustrieren diese Verzögerungen beide Seiten maßlos.

Doch das muss nicht sein. Die Umsetzung einer durch Automatisierung unterstützten Strategie zur App-Bereitstellung gewährleistet für beide Seiten Folgendes:

• Die Produktivität steht im Vordergrund, da die benötigten Apps vom ersten Tag an zur Verfügung stehen.
• Apps und Dienste werden bedarfsgerecht eingerichtet und sind sofort einsatzbereit.
• Die Benutzer konzentrieren sich auf ihre Arbeit, wodurch die Zahl der Helpdesk-Tickets sinkt.
• Die IT konzentriert sich auf kritische Aufgaben statt auf Installationsanfragen.

Standardkonfigurationen

„Nichts ist beständig außer dem Wandel.“ – Heraklit

Kaum ein Bereich verdeutlicht diese Aussage so sehr wie die Technologie. Ein Paradebeispiel hierfür ist die Abweichung bei der Gerätekonfiguration. Es ist eine nachweisbare Tatsache: Ohne Automatisierung ändern sich die Einstellungen > die Konfigurationen variieren > die Fehlerbehebung wird schwieriger.

Und obwohl Konsistenz im Allgemeinen eine der größten Herausforderungen für IT-Teams darstellt, wird die Einrichtung und Aufrechterhaltung der „Desired State Configuration“ (DSC) durch Automatisierung erheblich vereinfacht.

Durch die automatische Standardisierung der Konfigurationen stellt die IT-Abteilung sicher, dass für jeden Mac ein Basiszustand implementiert und durchgesetzt wird, der den Anforderungen an den Betriebszustand und die Leistung entspricht. Dadurch wird sichergestellt, dass:

• Die Sicherheitseinstellungen stets den Anforderungen an die Konformität entsprechen.
• Geräte und Benutzererlebnisse sich vorhersehbar verhalten – jedes Mal.
• Probleme sich leichter diagnostizieren und beheben lassen, wenn Variablen ausgeschlossen werden.
• Risikovektoren durch eine Systemhärtung minimiert werden, um die Angriffsflächen zu verkleinern.
• Der Supportaufwand und der manuelle Arbeitsaufwand reduziert werden, während gleichzeitig die Benutzererfahrung verbessert wird.

Konsistente Patch-Verwaltung

Wie bereits erwähnt, ist die Aktualisierung der Endgeräte nicht nur eine der zeitaufwändigsten Aufgaben der IT, sondern auch unerlässlich für die Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus und die Gewährleistung einer hohen Systemleistung.

Durch die Automatisierung werden sowohl die Abhängigkeit von den Benutzern, Aktualisierungen zeitnah durchzuführen, als auch mögliche Beeinträchtigungen der Produktivität der Endbenutzer durch die Planung von Aktualisierungen zu ungünstigen Zeitpunkten wirksam umgangen. Anstatt „Benutzern hinterherzulaufen“, das Update durchzuführen, oder die Installation von Patches während einer wichtigen Aufgabe oder Besprechung zu erzwingen, wird die Automatisierung genutzt, um von einem reaktiven zu einem proaktiven Prozess überzugehen. Dadurch wird Folgendes gewährleistet:

• Die Bereitstellung von Betriebssystemen und Sicherheitsupdates erfolgt, sobald sie verfügbar sind.
• Apps werden automatisch auf dem neuesten Stand gehalten, ohne dass die IT eingreifen muss. Ein manuelles Herunterladen oder Installieren ist nicht erforderlich.
• Risiken und Schwachstellen werden minimiert, und es wird ein hoher Sicherheitsstatus aufrechterhalten.

Was früher stundenlange manuelle Arbeit erforderte, läuft nun nahtlos im Hintergrund ab. Endbenutzer können unterbrechungsfrei arbeiten – und Updates sogar auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, wenn es ihnen besser passt –, während die IT-Abteilung Zeit gewinnt, um sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Mehr Eigenverantwortung für die Benutzer mit Self Service+

Die IT fungiert oft als „Türsteher“ für alle technologischen Belange. Und obwohl dies angesichts des technischen Charakters von Verwaltung und Sicherheit durchaus gerechtfertigt ist, muss nicht jede Anfrage über die IT-Abteilung laufen.

Manche erfordern nur sehr wenig Überwachung, da das Risiko von Natur aus gering ist. Andere eignen sich hervorragend dafür, an Endbenutzer weitergegeben zu werden, wenn auch mit einigen integrierten Anleitungen, um sicherzustellen, dass die Abläufe jedes Mal reibungslos und wie erwartet verlaufen.

Das ist die Grundidee hinter einem Self-Service-Ansatz. Die Benutzer sind in der Lage, gängige Aufgaben eigenständig innerhalb der von der IT festgelegten Rahmenbedingungen auszuführen. Einige Beispiele für vorab genehmigte Aufgaben sind:

• Apps aus einer sorgfältig zusammengestellten Liste von Apps und Diensten installieren
• Konfigurationen vornehmen, z. B. die Verbindung zu drahtlosen Netzwerken des Unternehmens herstellen
• Ausführung von Skripten zur Erfassung von Informationen und/oder zur Behebung von Compliance-Problemen
• Patches installieren – beispielsweise durch Aktualisierung oder Upgrade von macOS – nach eigenem Zeitplan

Warum hilft das sowohl den Benutzern als auch der IT-Abteilung?

• Weniger Helpdesk-Tickets
• Schnellere Problemlösung für die Benutzer
• Weniger Unterbrechungen für IT-Teams

Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, den Support zu skalieren und dabei die Sicherheit zu gewährleisten sowie den IT-Aufwand zu minimieren.

Was das für wachsende IT-Teams bedeutet

Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen. Es geht darum, ein vorhersehbares, überschaubares Umfeld zu schaffen, das von Effizienz geprägt ist.

Für kleine IT-Teams bedeutet das:

• Geräte, die einheitlicher sind und den Vorschriften entsprechen
• Weniger Reibungspunkte und weniger Ermüdung durch Routinearbeiten
• Mehr Sicherheit ohne zusätzliche Komplexität
• Mehr Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren

Dank der Automatisierung können Teams die zunehmende Nutzung von Apple-Geräten souverän bewältigen, selbst wenn die Anforderungen steigen. Es macht die IT proaktiv statt reaktiv. Dieser Strategiewechsel hilft ihnen, Problemen immer einen Schritt voraus zu sein – anstatt ihnen endlos hinterherzulaufen.

Ein einfacher Weg in die Zukunft

Moderne Umgebungen, bei deren Gestaltung Verwaltung, Identitätsmanagement und Sicherheit im Mittelpunkt stehen, erleichtern die Umsetzung dieser Automatisierungsstrategien.

Mit der richtigen Lösung können kleine Teams:

• das Onboarding mit Zero-Touch-Workflows automatisieren
• grundlegende Sicherheitsstatus festlegen, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen
• durch standardisierte Konfigurationen für eine einheitliche Ausrichtung der Geräte sorgen
• mit automatisierten Patches für Betriebssysteme und Apps auf dem neuesten Stand bleiben
• sich vor Bedrohungen schützen und die Konformität sicherstellen
• Endbenutzer durch Self-Service-Optionen in die Lage versetzen, Aufgaben selbst zu erledigen

Das Ziel besteht nicht darin, die Komplexität zu erhöhen, sondern die Flexibilität zu steigern und die Effizienz zu verbessern.

Fazit

Für IT-Teams mittelständischer Unternehmen ist die Automatisierung der effizienteste, flexibelste und modularste Weg, um die Arbeitsbelastung zu verringern und gleichzeitig die Konsistenz und Sicherheit zu verbessern, ohne die gesamte Infrastruktur neu konzipieren zu müssen.

Konzentrieren Sie sich zunächst auf Bereiche mit großer Wirkung, wie z. B. das Onboarding neuer Mitarbeiter, Updates und den Self-Service. Auf diese Weise können kleine Teams standardisierte Geräte bereitstellen, die die grundlegenden Sicherheitsanforderungen erfüllen, und gleichzeitig die Endbenutzer als Teil der Gesamtlösung einbinden.

Weitere Ergebnisse:

• Monotonität wird verringert.
• Die Benutzer werden effizienter unterstützt.
• Endgeräte werden geschützt, während der Datenschutz gewahrt bleibt.
• Aktuelle Patches beheben Schwachstellen und schließen Sicherheitslücken.
• Der Betrieb lässt sich nahtlos skalieren, ohne dass zusätzliches Personal eingestellt werden muss.

Bei der Automatisierung geht es nicht darum, mehr Arbeit zu erledigen, sondern darum, klüger zu arbeiten, nicht härter. Das macht die IT-Arbeit einfacher, schneller und skalierbarer – ohne neue Tools, Prozesse oder Personal.