IT業務の時間削減に役立つ自動化：少人数部門で優先すべき機能

はじめに

時間。それは、IT部門にとって最も貴重なリソースです。このリソースの価値は、部門の人員が少ないほど高まります。

多くの場合、Macとモバイルデバイスの管理担当者は少なく、初期設定から保守（システムの更新や安全な廃棄・廃止など）までのあらゆる作業を行うことになります。

デバイスの導入が世界的に急増している今、手作業での管理・セキュリティ対策はもはや限界に達しています。しかも、デバイスの数が増えるほど手作業の欠点は大きくなり、セキュリティに穴が空き、脆弱性が生じリスクも高まってしまいます。

この状況を変えるのが、自動化です。

自動化の本質は、最小限の労力で最大限の成果を達成することです。IT部門は自動化で反復的な作業を減らし、一貫性を高めることで、最も貴重なリソースをより価値の高い業務にあてられるようになります。

中堅企業のIT部門にとって、自動化は複雑なワークフローや高度なテクノロジーではなく、人員を増やすことなく一般的な作業の負担を減らし、業務の規模を効率的に拡大できるツールです。

中堅企業の現状：人員は少なく、ニーズは多い

中堅企業のIT部門の課題は昔から変わりません。人員に対して業務が多すぎて、すべてを十分にこなすには時間が足りないのです。

業務が増加する中、デバイスの設定を手作業で行う体制は不安定で、近い将来に破綻が確定しているようなものです。例えば、アプリの展開とアップデートのインストールを考えてみてください。パッチの適用漏れや設定のコンプライアンス違反があるとデバイス全体の一貫性が損なわれるため、IT部門の時間の大半がこうした作業にあてられるのは必然と言えます。構成がほんの少し違うだけでもセキュリティに穴が開き、サポートの問題やトラブルシューティングへと発展します。

時間が経つほど、問題はさらに大きくなります。

• 設定やアプリに関するユーザからの問い合わせが増加
• アップデートと修正プログラムの特定および適用にかかる時間が増加
• コンプライアンス違反が常態化しているデバイスのリスクが増加

自動化を活用すれば、デバイスを開封時点で適切な構成（および最新の状態）に設定することで一貫性を確保し、IT部門の問題対応にかかる手間を抑えられます。

自動化が特にメリットをもたらす領域

少人数部門が目指すべきゴールはシンプルで、「業務を簡素化し時間を最大限に節約できる自動化に注力する」ことです。

ゼロタッチオンボーディング

手作業でのデバイス設定は、IT部門の時間を大幅に奪う作業です。オンボーディングを自動化し、デバイスが業務用に設定された状態で支給されるようにすれば、こうして「奪われる」時間を大幅に減らせます。

一般的なゼロタッチワークフローの流れは次のとおりです。ユーザがMacを開封し初めて電源を入れ、有線またはワイヤレスネットワークに接続すると、自社の認証情報を入力するように求められます。認証が完了すると、それぞれの職務に必要なアプリ、設定、サービスが自動でインストール、構成、接続されます。

これにより、以下を実現できます。

• 手作業のオンボーディングを再現性のある確実なプロセスに移行
• プロビジョニングを標準化し、業務用Appleデバイス全体に一貫性を持って展開
• 数時間かかっていた設定を数分で終わらせ、導入初日からユーザの生産性を支援
• IT部門をデバイスに直接触る作業から解放し、より重要な業務に専念できる時間を確保

ベースラインのセキュリティ体制

よく、「セキュリティの敵は複雑性」と言われます。エンドポイントセキュリティを効果的なものにするうえで、複雑化させる必要はありません。重要なのは、ニーズ対応と一貫性を両立することです。

簡潔に言うと、自動化とはニーズ対応の効率と一貫性を高めることで、少ない労力で大きな成果を実現するための機能です。ベースラインとして展開することでデバイスの一貫した保護に大きく促進できる自動化機能として、例えば以下のようなものがあります。

• 役割ベースのアクセス制御とユーザIDを連携
• パスワードとロック画面に関する要件を適用
• ボリューム暗号化を適用して保存データを保護
• セキュアな構成を適用してデバイスを堅牢化
• 健全性を可視化してデバイスを能動的に監視
• ポリシーベースの適用でコンプライアンスを維持
• デバイス上にエンドポイントセキュリティを展開し様々な脅威を緩和

上記はほんの一例ですが、こうした機能を活用することで、ライフサイクルを通してデバイスを固有のセキュリティ要件に準拠させられます。

アプリ導入の効率化

デバイスにエンドユーザの業務用のアプリやサービスが導入されていない場合、そのデバイスには何の意味があるでしょうか。エンドユーザからすれば、ほぼ役に立ちません。IT部門からしてみても、アプリやサービスを利用できない事態が生じるたびに高い確率でサポートへの問い合わせが発生する（あるいはいずれ発生する）ことになるので、こうしたデバイスは業務の障害を増やす要因と言えます。デバイスがこのような状態であると、ユーザの要望に応えるため、本来の業務から離れて二次的な作業に（たいていはさらに後続の作業にも）時間を割くことになります。

手作業でアプリケーションのインストールや設定を行う場合、IT部門とユーザ間で不要なやり取りが繰り返し発生します。そのため、ユーザは職務の遂行が遅れてしまい、IT部門はユーザ用のワークフローの開発に専念できず、ビジネス目標に合わせたプロセスの調整も行えなくなります。

率直に言えば、こうした遅れはどちらにとってもきわめて苛立たしいものです。

しかし、解決策はあります。自動化を利用したアプリ導入戦略を展開すれば、IT部門とユーザの双方に以下のメリットを提供できます。

• 必須のアプリを導入初日から利用可能にし、生産性を優先的に支援
• アプリやサービスをニーズに応じてすぐに使用可能な状態に設定
• ユーザのサポートへの問い合わせを減らし、業務に集中できる環境を構築
• IT部門がインストールの要望への対応ではなく、重要なタスク開発に専念できる環境を構築

構成の標準化

「唯一不変なのは、変化することそのものである」 – ヘラクレイトス

テクノロジー業界以上に、上記の言葉の実例となっている分野はほぼありません。その最たる例が、デバイスの構成ドリフトです。自動化がない限り、「設定が変化した結果、構成にずれが生じ、トラブルシューティングが難しくなる」事態は避けられません。

ただ、一般的に一貫性の確保はIT部門にとって特に大きな課題ではありますが、自動化を導入すれば、DSC（望ましい状態の構成）の確立および維持をきわめて容易に進められます。

構成を自動的に標準化することで、IT部門は全Macについて、健全性と性能の要件が満たされたベースライン状態を確立できます。その効果は以下のとおりです。

• 常にコンプライアンス要件に適合したセキュリティ設定を確保
• デバイスやユーザエクスペリエンスの挙動を常に予測
• 不確定要素を排除し、問題の診断・修正を容易化
• システムの堅牢化で攻撃対象領域を減らし、リスクベクトルを最小限に抑制
• サポートの負担と繰り返しの手作業を減らし、業務環境の質を向上

一貫性のあるパッチ管理

先述のとおり、エンドポイントを最新の状態に保つ作業はIT部門にとって最も時間のかかる業務の一つであるどころか、強固なセキュリティを維持しシステムのパフォーマンスを確保するうえで不可欠な存在です。

自動化を導入すれば、速やかなアップデートをユーザ頼みにする必要がなくなり、不適当な時間にアップデートを実行してエンドユーザの生産性を損なう事態も解消できます。自動化により、ユーザがアップデートするまで「求める」ことも、重要な作業やミーティング中にパッチを無理やりインストールすることも止め、業務を受動型から能動型へ転換できます。その効果は以下のとおりです。

• オペレーティングシステムやセキュリティのアップデートを公開後すぐに導入
• 手作業を排除しながらアプリを最新の状態に維持。手作業でダウンロードやインストールを行う必要はありません。
• リスク（脆弱性など）を緩和し強固なセキュリティ体制を維持

これまで数時間かけて手動で進めていた業務が、バックグラウンドでシームレスに進むようになります。エンドユーザは生産性を維持し、さらにはアップデートを都合のよい時間まで延期でき、IT部門はより戦略面で優先すべき業務に多くの時間をかけられます。

Self Service +によるユーザの権限拡大

多くの場合、IT部門はテクノロジー関連のあらゆる要素の門番を務めるものです。管理とセキュリティの専門性の高さを考えればそれも当然と言えますが、IT部門への要望の中には関与が必要ないものが混じっているのも事実です。

例えば、一部の要望は、本質的にリスクがほとんどないので監督も最小限で十分です。また、常に手順をスムーズかつ想定通りに進めるにはある程度のガイドを組み込む必要があるものの、エンドユーザにまかせてよい要望もあります。

こうした前提から、セルフサービス型の方針が生まれました。IT部門が定めたガードレールの範囲内でユーザの権限を広げ、一般的な作業は自分で行えるようにするのです。ユーザにあらかじめ権限を認める作業の一例を以下に示します。

• 厳選されたアプリやサービスのリストからアプリをインストール
• 構成を実施（社内ワイヤレスネットワークへの接続など）
• 情報収集やコンプライアンス問題対策のスクリプトを実行
• 都合のよいタイミングでパッチをアップデート（macOSのアップデートやアップグレードなど）を実行

この方針はユーザとIT部門の双方に以下のようなメリットをもたらします。

• サポートの問い合わせの減少
• ユーザの問題解決の迅速化
• IT部門の作業中断の解消

これにより、セキュリティの確保、IT業務の削減、サポート範囲の拡大のすべてをきわめて容易に実現できます。

少人数IT部門にとっての自動化の意義

自動化は、単に時間削減に役立つだけではありません。効率化により環境の予測性と管理性を高める効果もあります。

人員の少ないIT部門にとって、これには以下のような効果があります。

• デバイスの一貫性とコンプライアンスを向上
• 摩擦と繰り返し作業を解消
• 複雑さを増やすことなくセキュリティを強化
• 戦略上重要な作業にあてる時間を拡大

自動化を導入すれば、ニーズが増加したとしても、多数のAppleデバイスを確実にサポートできます。自動化には、IT部門の体制を受動型から能動型へと転換させる効果があります。戦略の転換により、いつまでも問題解決に追われるのではなく、未然に対応できるようになります。

よりシンプルな導入方法

こうした自動化戦略の実践は、管理・アイデンティティ・セキュリティが根幹に組み込まれた最先端の環境を利用するとより簡単になります。

適切なソリューションを利用することで、少ない人員で以下を実現できます。

• ゼロタッチワークフローでオンボーディングを自動化
• 自社のニーズに合わせたベースラインセキュリティ体制を構築
• 構成を標準化してデバイスの一貫性を確保
• OSおよびアプリのパッチ適用を自動化して最新の状態を維持
• 脅威対策を適用し、コンプライアンスを強制
• セルフサービスでエンドユーザの権限を拡大

目標は複雑さを増やすことでなはく、柔軟性を高め、手間を減らしながら成果を拡大することです。

まとめ

中堅企業のIT部門にとって、自動化は、既存インフラを変更することなく、業務削減と一貫性およびセキュリティの強化を最も効率的かつ柔軟に両立できるモジュール型の手法です。

まずは、オンボーディングやアップデート、セルフサービスなど、影響の大きな領域から始めましょう。これにより、部門の人員が少ない場合でも、ソリューションの一環としてエンドユーザと連携しながら、ベースラインのセキュリティ要件に合わせて標準化したデバイスを展開できます。

他のメリット：

• 反復作業を軽減
• ユーザサポートの効率を強化
• プライバシーの保護とエンドポイントセキュリティを両立
• 最新パッチの適用で脆弱性を軽減しセキュリティギャップを解消
• 人員を増やすことなく業務の規模をシームレスに拡大

自動化の意義は、より多くの仕事をこなすことではなく、業務の手間を減らしスマート化することにあります。これにより、ツールや人員を追加することも、複雑さを増やすこともなく、IT部門の既存業務を容易かつ迅速に、拡張性に優れた体制で進められます。