デバイスの初期設定を手作業で進めることによる「隠れたコスト」

はじめに

デバイスがわずか数台にとどまるのであれば、手作業による初期設定でも問題なく対応できるような気がするものです。生徒が1名増えたので、iPadを1台設定する。新しい教員が来たので、MacBookを1台設定する。デバイスが修理から戻ったので、リセットする。こういった場面はいずれも、流れは非常にシンプルです。デバイスを開封し、セットアップ画面をクリックしていき、サインインを完了し、必要なツールのインストールを済ませたら、デバイスを支給する。ただそれだけです。

しかし、初等・中等教育機関では事情が異なります。

まず、新学期を迎える前にはデバイスの更新が大量に発生します。続いて、試験期間には、トラブルを最小限に抑えられるよう、各コンピュータに必要なアプリが揃っており、安全な構成が適用されていることを確認しなければなりません。それから、新しいデバイスが来たら、児童生徒・教員などの関係者が利用するための初期設定が必要です。さらに、古くなったデバイスは、コンプライアンスに注意しつつ処分していく必要があります。

準備しなければならないデバイスがわずかなら、なんとか対応できるかもしれません。しかし、デバイスが何百台、何千台と増えていった場合には、準備にかかる労力を無視できるものではなくなってきます。

コストは、必ずしも最初から明らかになっているわけではありません。時間のロス、設定の不整合、授業の混乱という形で、後から現れてくることもよくあります。

厄介なのは、手作業による初期設定が一見「無料」であるという点です。つまり、新しいツールや追加のライセンスなどを調達する場合と比較すると、手作業にかかるのは時間だけです。しかし、その時間こそ、IT担当者に最も足りていないものなのです。デバイスのキッティング作業によって削られる時間のロスは、長期的に見れば膨大な積み重ねとなります。その結果、教育機関にとっては単なる時間の浪費にとどまらず、予算や人的リソースの面でも極めて大きな損失を招くことになるのです。

導入の諸問題

手作業による初期設定は、持続可能でない

初等・中等教育機関では、創造性とガッツで問題を解決することに慣れてしまっています。

IT担当者も同じです。校舎、学年、デバイスの種類、OSのバージョンに関係なくサポートが求められるという複雑さゆえに、IT担当者が自ら設定作業に対応するしかないことも少なくありません。

インストールが必要なツールも、正しい設定のやり方も、自分たちならよくわかっています。「信用できるのは自分たちだけ。」そう思っても不思議はありません。しかし、デバイスの数が増えると、疲労によるミスが多くなってきます。さらに、その悪影響は、台数が多くなるほど急激に深刻化していきます。1クラス分、全校分の準備となると、もはや手作業では限界です。同じ設定作業を数え切れないほど繰り返すということは、そのたびにリスクを冒すことにほかなりません。何か手順を飛ばして作業をやり直す羽目になれば、作業がどんどん遅れていきます。

また、多くの場合、初期設定の作業に加えて日々のサポートにも対応しなければなりません。導入専門のチームがあるわけではないため、初期設定の作業に1時間使えば、チケットへの回答、プリンターのトラブルシューティング、アカウントのロック解除、教員へのサポートなどに使える時間が1時間削られることになります。

貴重なリソースへの実害：時間、予算、労力、そして「イノベーション」の停滞

初期設定の作業にかかる時間をIT担当者に聞けば、たいていはすぐに終わりそうな時間が返ってくるはずです。デバイス1台につき15分などでしょうか。しかし、この時間は通常、設定作業として目に見える部分にかかる時間にすぎません。

設定作業には、それに付随して発生する作業があり、それが隠れたコストとなっています。具体的には、以下のような作業があります。

• アカウントの作成
• ネットワークへの接続
• アプリのインストール
• 設定の構成
• データのバックアップと復元

さらに、以下を待つ間も、時間と集中力が奪われていきます。

• ソフトウェアアップデートのインストール
• 各種のダウンロード
• 認証情報の認証
• デバイスの再起動（複数回）

以上のすべてが重なった結果、大規模な導入は残業が多くなり、予算も時間もどんどん膨らんでいきます。また、コスト以外にも業務の緊張感から燃え尽きに陥りやすい点も問題です。導入作業が遅れたり、不整合の問題が生じたりするリスクが高まるからです。

重要なのは、視野を広く持つことです。そうすれば、手作業による初期設定が技術的な作業ではなく、効率の問題であることがわかってくるはずです。

不整合は管理やセキュリティの問題を招き、ひいては仕事が増える原因に

例えば、特定のデバイスだけCBTアプリのバージョンが違っていたり、ベースラインとなる構成が適用されていなかったりしたとしましょう。このような不整合は、教員や児童生徒に混乱を引き起こすものであり、一見些細であっても軽視はできません。

教室のデバイスは、どれも同じように動作することが期待されており、動作に不整合があれば、まず疑われるのはデバイスの故障です。そして、その影響はドミノ倒しのように次々と連鎖していきます。具体的には以下のとおりです。

1. ITサービス担当者にチケットが届く
2. 「故障した」デバイスは、修理が終わるまで放置される
3. 教員の授業時間が削られる
4. 児童生徒の学ぶ時間が削られる
5. IT担当者がデバイスの点検および修理に駆り出される
6. トラブルシューティングに余分な時間を取られる
7. デバイスの修理または交換が終わる

この場合のコストは、単に問題の解決にかかった時間だけではありません。セキュリティ状態の改善、効率的なワークフローの考案、長期的なデジタル学習目標への対応など、IT担当者がもっと価値の大きな作業に注力できなかったことによる機会費用も、隠れたコストとして確かに存在しています。

さらに、問題の根本的な原因は手作業によるワークフローであるため、現行の手法を続けるかぎり、何度でも同じ問題が発生し、仕事が増えていくことになります。

教育目標との間にズレがあれば、学習がさらに遅れる

初期設定の作業が終わるのは、デバイスを支給した時点ではなく、児童生徒が学習を始められるようになった時点であると考えるべきです。なぜなら、問題の悪影響は常に、IT担当者がデバイスを準備する段階ではなく、教室内でデバイスを使用する段階で現れるからです。

テクノロジーは、教育に重要な役割を担っています。そのため、デバイスが使えなければ、授業が止まってしまいます。教員は計画を変更したり、その場でトラブルシューティングを実施したりするかもしれません。しかし、アナログの教材に戻すという選択肢は徐々になくなってきつつあります。

当然、児童生徒にも悪影響が及びます。

デバイスの動作がバラバラであったり、動作が重かったり、プラットフォームにエラーが発生したりすれば、学習のための時間が削られてしまいます。学年や活動の内容によっては、たった1つの問題が、単に丸1日を無駄にする以上の深刻な結果を引き起こすこともあります。

また、頻繁に遅延が発生すれば、テクノロジーに対する信頼も失われていきます。そのため、初期設定は単なるデバイスの準備ではなく、学習に向けた準備であると考えなければなりません。デバイスの構成が完了することと、学習に向けた「準備が整っている」ことは別物です。「準備が整っている」とは、児童生徒がデバイスにログインし、必要なツールを起動したうえで、問題なく学習を始められる状態のことであると心得ましょう。

初期設定をゼロタッチ化すれば、状況が一変

ゼロタッチ導入なら、IT担当者が物理的にデバイスに触ることなくAppleデバイスの準備を整えることができるため、初期設定業務を効率化できます。ゼロタッチ導入とは、簡単に言えば、初期設定を手作業によるプロセスから繰り返し可能な業務フローへと転換する仕組みです。登録の自動化が可能になるので、どのデバイスも一律の設定を適用した状態でユーザに支給できるようになります。

デバイスごとに設定作業を何度も繰り返すのではなく、「準備が整った状態」を一度定義し、あとはそれを自動で適用するのです。

ゼロタッチ導入のメリットは以下のとおりです。

• デバイスが教室に届く前に構成が完了
• デバイスが多数になっても素早く柔軟、かつ確実に登録
• 設定とアプリを漏れなく適用・インストールし、構成の不整合を予防
• セキュリティを一元化し、校内・校外のどちらでも学生を保護
• ポリシーにより、デバイスのライフサイクル全体にわたってコンプライアンスを維持

このように、複雑さを増すどころか除去してくれるのです。作業の繰り返しを解消し、ヒューマンエラーを予防すること。これこそ、自動化の効果です。

デバイス登録を自動化し、貴重なリソースを有効活用

手作業による初期設定の幻想を取り払うと、隠れたコストが見えてきます。そこにゼロタッチ導入を実装すれば、以下のようなメリットを確かに実感できるはずです。

時間に余裕が生まれる

デバイスの初期設定を自動で、不整合もなく完了できるため、IT担当者が長時間にわたる初期設定の作業から解放され、教育目標実現に向けた各種活動に集中できるようになります。さらに、残業時間の削減や、導入プロジェクトの早期完了も期待できます。

後手後手のサポート対応から脱却

デバイスに共通の土台となるベースラインが整っていれば、導入作業中から導入後に至るまで、問題の発生が少なくなることがわかっています。トラブルシューティングも、構成のばらつきの謎を解くような作業ではなくなり、問題が表面化する前に対処する前向きなものに変わります。

何より、安心をその手に

ゼロタッチ導入により手作業に起因する問題が解消すれば、教員はテクノロジーを頼れる優れたツールであると感じられるようになります。また、児童生徒も、スムーズに学習を開始できるため、可能性の早期開花につながります。

そして、IT担当者については、学習目標の達成に向けた活動に注力し、教育の質向上を支える存在として、イノベーションの実現に向けた作業に使える時間が増える効果が大きいと言えます。

終わりに

手作業による初期設定は、従来なやり方を変える必要もなければ、新しいツールを導入する必要もないため、一見すると最もシンプルな方法です。しかし、手作業を続けるかぎり、隠れたコストはどんどん積み上がっていきます。具体的には、作業にかかる時間は増え、テクノロジーに対する信頼は低下し、学習の準備は遅れがちになっていきます。さらに、こうした問題の悪影響は、IT担当の人員が少ない場合には特に顕著に現れます。

そこで、ゼロタッチ導入です。ゼロタッチ導入は、教育機関が手作業を減らし、クラスルームの準備を効率的に進めていくための強力な第一歩です。

まとめ

• ゼロタッチは、登録作業を効率化し、IT担当者が導入プロジェクトを少人数で完了するうえで役立ちます。
• 初期設定を自動化すれば、標準となるベースラインをデバイスに自動で適用できるため、デバイスのセキュリティをしっかり確保しつつ、一貫した動作を実現できます。
• 「準備が整った」状態を1回定義して、あとは設定、アプリ、制限を自動で適用するようにすれば、単体のデバイスでも、クラス全員分でも、1人1台端末の状況でも、問題なく対応できます。
• デバイスのばらつきを減らすことができれば、ヘルプデスクに届くチケットが減るほか、日々の作業中断が少なくなったり、インシデント対応のスピードが早くなったりする効果も期待できます。
• 新品にしろ再利用品にしろ、必要な構成やアプリがすべて揃い、学習に向けた準備が整った状態でデバイスを支給するのが理想です。